为提升全市卷烟销售网络建设水平,河南省焦作市烟草专卖局(公司)积极探索开发应用卷烟物流3G信息系统,助推全市烟草商业由传统商业向现代流通转变,提高了企业经济效益和社会效益。
焦作市烟草专卖局(公司)辖7个县(市区)烟草专卖局(分 公司)。全系统在岗干部职工430多名,固定资产8000多万元,年购销卷烟近11万箱,需要周转商品资金91000万元,年实现利税18800万元,是河南省烟草商业系统企业之一。这个公司领导班子把开发应用卷烟物流3G信息系统作为企业提高卷烟物流现代化管理水平的重要手段举措,从系统内抽调20多名精英成立四个项目组形成开发团队,在科技信息技术院所支持下,经过半年多奋斗努力,开发出具有焦作本地区卷烟营销和市场管理特色的3G信息系统,构成一个上接省局(公司)、下联各县(市区)局(分公司)、横贯四员(客户经理、电话访销员、送货员、专卖管理员)的互联互通、信息共享的卷烟营销信息局域网络,使卷烟营销管理实现了数字化、自动化、智能化、可视化,明显降低了卷烟物流运营成本,大大提高了企业经济效益。河南省烟草专卖局(公司)召开现场会,向全省烟草商业系统总结推广了他们的经验。
焦作是全国优秀旅游城市,在总面积4072平方公里中,平原面积占84%,山区面积占16%,人口361万,其中农业人口255万,非农业人口106万,有85万人吸烟。2008年,农民人均纯收入6130元,城镇居民可支配收入13199元。
焦作市是卷烟纯销区,在辖区7县(市区)74个乡镇l672个行政村1878个自然村中,有卷烟零售客户11360多户。其中,城镇零售客户6445户,农村零售客户4923户,丘陵山区零售客户2280户。在传统卷烟营销中,卷烟采购数量、档次与本地市场需求实际 难吻合,工业企业卷烟送货车辆进入卷烟配送中卸货入库次序 难调度,卷烟仓储移货和分拣包装备货难规范,卷烟配送、专卖执法车辆和访销、专卖巡查的电动车、摩托车行驶轨迹难,四员(客户经理、电话访销员、送货员、专卖管理员)工作信息互通和业绩考核难掌握。多年来,这五难成为制约该市局(公司)卷烟物流管理水平提高的瓶颈。
根据省局(公司)开发卷烟物流3 G信息系统要求,针对全市系统上述五难实际,焦作市烟草专卖局(公司)起早赶,遵照先进、实用、高效、经济的原则,投资485万元,从2006年11月至2007年7月,在河南省科学技术信息研究院、浙江创联信息技术股份有限公司、焦作市移动通讯公司等单位大力协作、支持下,经8个多月3 G信息系统开发团队连续奋战、全体员工共同努力,以GIS技术为核心,相继自主研发出智能调度系统、订单供货营销系统、客户关系管理系统、卷烟仓储和分拣包装管理系统、财务管理系统、车辆管理系统、GIS业务查询分析系统、四员联动平台、零售客户投诉系统、视频系统等lO多套信息技术应用软件和子系统,构成具有焦作市(公司)销区实际特色的物流现场信息采集处理综合优化调度平台。两年多来,3G信息系统运行实践结果证明,效果良好,使卷烟物流管理实现了仓储管理数字化、卷烟库存合理化、卷烟分拣包装电子化、配送线智能化、车辆配载经济化、成本费用节约化,全市形成了高效、快捷的卷烟物流体系。有关专家考察认为,3G信息系统集卷烟物流、商流、资金流等信息于一体,先进、实用、管用,是提升卷烟物流现代化管理水平的信息技术,很有应用推广价值。
搞好电子硬件建设,为3 G信息系统提供有效载体。对全市31台卷烟配送车辆、专卖市场管理执法车辆和客户经理、专卖管理员的64辆电动车、摩托车安装了GPS卫星定位终端电子设备,进行实时定位,数据传输;为卷烟配送车辆安装了倒车雷达,及时提醒倒车安全;为三员(客户经理、送货员、专卖管理员)配备掌上电脑(PDA),用于信息互动、移动办公和储存管理个人工作信息;在配送中心、订单部、全市销区驻外烟草专卖管理机构及各县(市区)局(分公司)客户服务中心工作现场安装摄像探头,自动切换画面,实时其工作流程情况。
建立3G信息系统组织管理机构,实施管理指挥。针对卷烟物流纵向管理层次多、横向管理范围大、营销服务管理环节广的状况,为加强对3G信息系统应用运行管理指挥,焦作市局(公司)建立了中央指挥中心,下设卷烟配送中心、县(市区)局(分公司)指挥分中心,对全市系统营销、服务、仓储、分拣、配送、专卖、财务等工作流程进行、痕迹管理。在市局(公司)中央指挥中心,足不出户,鼠标一点,全系统各项工作运行情况便迅速显示在大屏幕上,尽收眼底,一目了然,还为领导进行卷烟营销综合分析决策提供了可靠的数据信息依据。在一双双电子眼的下,可视化办公区、仓储区、驻外专卖管理机构数字系统的几十个点位都能得到有效和防护。
两年多来,焦作市局(公司)在卷烟配送中心园区、库内、配送途中物流及烟草专卖市场管理、经营和访销业务中,积极应用推广自主开发的3 G信息系统软件及子系统,实现了卷烟物流信息自动集成,有效提升了卷烟物流现代化管理水平。
卷烟仓储管理数字化,实现卷烟库存合理。应用智能化仓储系统,优化了卷烟出入库作业流程,实现卷烟入库、存放、移位、出库、盘点、检索到拣选各作业环节的精细化管理。实现了数据处理传输信息化,对每一批次卷烟入库的时间、存放码堆等信息自动记录,当卷烟出库时,能达到先进先出程序。能实时查看卷烟库存状况,当库存量过大或过小时,某品牌卷烟超过库存周期时,管理员即发出库存报警信息,营销中心就及时调整卷烟购进计划,满足市场需求。
实时调度卷烟分拣,提升分拣包装作业效率。根据现行的今日访销,明日配送的物流模式,按照智能优化调度结果,结合零售客户卷烟订单数量、卷烟配送中心分拣包装和出库装车计划,应用卷烟分拣包装管理系统、按客户订单序号自动分拣和包装卷烟,实时卷烟分拣包装各作业环节,规范了分拣操作流程,及时处理异常情况,自动调控分拣包装设备运行速度和稳定性,降低了劳动强度,提高了分拣包装质量,有效减少了皱烟、漏码烟发生率。应用条烟打码控制系统,实现了卷烟分拣包装时一户一码。由系统导入传递当日分拣数据后,通过公控机读取零售客户订单码段,生成一户一条一码信息,实现卷烟分拣包装到户,从而达到分拣包装作业标准化,现场管理规范化,分拣包装零差错。
配送线智能化,实现弹性送货。焦作市辖区的11360多家零售客户,虽每户每次订烟数量小,可总订单份数多,尤其通往农村零售客户的地形、地貌、道复杂。以往,在全市销区人工规划的固定配送线条,运行实践证明还有一定的误差。有的因送货线送货量小,送货车吃不饱,送完货后半途空载而归;有的送货线送货量大,送货车超负荷,往返多次,不仅浪费了物流资源,而且送货人员和车辆忙闲也不均。应用GIS智能优化调度管理系统,在制作精确实用配送线电子地图、并将全市销区划分为A、B两个配送区域的基础上,以U型送货线确定起始装载点,自动生成配送线,确保单车送货线间的衔接,并根据各配送区域订单量、道等级、送货车装载量和零售客户分布情况,对送货线即时优化,随机调度车辆,弹性送货;对零售客户分散、订单数量少的配送区域,预设装载量小的车辆,对零售客户集中、订单数量大的配送区域预设装载量大的车辆,按应配送区域、预设车辆、道信息自动生成送货线,还把零售客户数量少、送货量小的生成线自动调整到毗邻线。通过系统的节假日前订单预处理功能,对订货量大、较为集中的客户自动生成指定线,派专车送货,解决了节假日前销量大、送货压力大的现象。两年多来,应用该系统,大大提高了卷烟配送工作效率,降低了配送车辆的出车频次,缩短了为零售客户送货总里程,提高了车辆装载率、送货效率,节约了送货时间。2008年与2006年相比,单车年均送货量增加1198箱,日均出车量减少6.4台,送货人员减少13人,年节约人工成本70余万元。
送货车辆辅助系统,提高配送准确、准时率。应用车辆辅助系统,通过下载每日车辆配送线信息和电子地图更新信息,对送货车辆辅助,有效解决了打破原固定线送货模式,实行智能优化配送线后,送货员对调整后的新送货线和零售客户不熟悉的问题,驾驶员以GPS自动装置,按约定时间将客户订购卷烟如数送到店内柜台上,从而节约了送货时间,既提高了配送工作效率,又提高了客户满意度。
卫星定位,实时管理调度三员工作车辆。应用GPS车辆定位管理系统,对全市烟草系统的送货车、专卖稽查车、客户经理电动车、专卖管理员摩托车实时定位、信息查询、调度和痕迹管理,以移动通讯网络传输数据,车载GPS卫星定位终端设备每隔3秒向中央指挥中心回传一次车辆行驶轨迹信息。外勤车辆出现故障、工作遇到困难、意外情况时,可即时报警,能得到紧急救助、车辆和商品安全;监管各类车辆班后停放,锁定行驶区域范围,车辆合理随时调度;对客户经理、专卖管理员、送货员、驾驶员的工作流程、工作过程、工作时效进行实时信息管理,既提高了工作效率,又为绩效管理、客户投诉提供依据。
卷烟销售,提高经营决策水平。应用紧俏货源自动分配系统,根据零售客户业态、经营规模、市场类型对其自动分配紧俏货源,实现同区域、同业态、同类型零售客户分配的紧俏货源数量一致,实现了公开、公平、。每日市局(公司)营销中心将紧俏卷烟按品牌、数量、供应范围和比例分配到各县(市区)局(分公司)客户服务中心。根据不同业态零售客户紧俏货源的分配比例,由系统自动计算出供应数量,自动分配到客户。通过访销实时查询,及时全市各县(市区)局(分公司)的访销情况,以销售预警机制,实现均衡销售;利用单品牌卷烟销售对比分析结果,其在阶段时间内销售趋势,把握市场导向,有效组织货源。能查询分析全国重点品牌卷烟在全市各县(市区)局(分公司)销售情况,为工业企业提供动态销售信息,实现了工商协同营销。
卷烟市场监管,提高依法行政水平和执法效率。应用专卖内管系统,实现烟草专卖管理系统、营销业务系统无缝对接,能实时查询分析辖区各零售客户每日每月品牌卷烟购销情况,有效地监管异常经营行为,更好地发挥同级专卖内管部门作用,确保辖区卷烟销售市场秩序规范有序;运用办证入网系统,随时查阅分析零售客户办理烟草专卖零售许可证和入网销售情况,监管零售客户行为,规范了办证入网程序,使审批更加高效快捷、人性化;应用案件管理系统,随时查阅分析每一案件从立案、调查取证、行政处罚、结案归档等办理全过程,从而规范了办案程序,约束了专卖管理人员的执法行为,大大提高了依法行政水平和执法效率。
应用3G信息系统,能对在配送中心园区、仓储区、分拣区作业的送货车、叉车、移动工具的行驶、状况、轨迹进行现场实时管理调度,确保货物、货架、机器设备完好无损,达到在有限空间安全作业效率最大化;能对配送中心、订单部、驻外烟草专卖管理机构、各县(市区)分公司客户服务中心的工作现场视频实时,有效规范了每位员工的工作行为;对四员前一天工作的开展情况进行痕迹检查,记录在案,使四员联动工作和考评制度落到实处;还有力地推进了村村通网络工程的深入开展,使专卖市场管理延伸到全市辖区每一个自然村、每一个农村卷烟零售客户,实现了服务与监管无死角。
两年多来,焦作市烟草专卖局(公司)积极推广应用3G信息系统软件,明显提升了全市烟草系统的经济规模总量和固定资产总量,提高了卷烟物流现代化管理水平,降低了物流运行成本。2008年与2006年相比,卷烟销量、单箱销售收入、实现利税分别增加9245箱、1832元、8669万元,年节约物流成本286.7万元,固定资产总值增加995万元,大大促进了企业发展。开展应用3G信息系统项目成功的是:
领导重视,认真组织协调。焦作市烟草专卖局(公司)把开发应用3G信息系统项目试点作为提升全市卷烟物流信息化管理水平、推进传统商业向现代流通转变的难得机遇,列入市局(公司)、县(市区)局(分公司)两级领导班子一把手工程。为加强统一组织领导,市局(公司)成立开发应用3 G信息系统项目试点工作领导小组,局长、经理蒋贺清任组长,主管卷烟营销的副经理为副组长,有关科室负责人为,下设需求提报组、技术开发组、推广应用组、后勤保障组,办公室组织协调,县(市区)局(分公司)成立相应组织,全市上下形成强有力的组织保障体系。领导小组对开发应用3G信息系统项目试点工作统一领导,精心组织,认真制订和实施项目试点工作方案,协调督促信息设备购置、聘请科研院所信息专家和技术人员、开发应用、资金调拨到位和配置服务车辆、人员。领导小组建立项目试点工作例会制度,定期召开会议,听取汇报,认真研究解决开发应用过程中遇到的困难和问题,并责成有关部门具体落实,还实行3G信息系统项目工程目标责任制,层层分解,严格考核,惩兑现。在开发应用的关键环节,局长、经理蒋贺清和他的助手们亲临现场督察,使物流决策指挥层、物流协同管理层、物流业务管理层、物流作业任务执行层的干部职工振奋,劲头十足,为推进3G信息系统开发应用工作进程奠定了基础。
在开发应用卷烟物流3 G信息系统过程中,河南烟草公司副总经理富多次深入到焦作市局(公司)听取汇报,在中央指挥中心观看3 G信息系统功能演示,到卷烟配送中心、订单部、市区分公司现场观摩,有针对性提出6条改进意见和措施。省卷烟销售公司经理、副经理带领信息工作人员先后到焦作市局(公司)3 G信息开发应用现场检查指导,大大提高了项目试点工作效率。
开展思想教育,认清重要意义。3G信息系统从名称到作用,焦作市局(公司)干部职工都很陌生,没有现成的经验可循,也没有固定的模式可借鉴。为此,市局(公司)决定,从转变思想观念入手,在全市烟草系统上下采取多种形式开展宣传教育,这个总开关。召开职工大会宣讲开发应用3G信息系统项目试点的目的、重大意义,聘请有关科技信息技术院所4名教授、技术人员什么叫3G信息系统及其在卷烟物流配送中的作用,印发有关3G信息系统资料,以科室为单位组织学习讨论,使广大干部职工认清了3G信息系统的概念、组成和开发应用的重要意义。大家一致认为,3G信息系统是提升卷烟物流配送工作效率的有效手段,也是传统商业向现代流通转变,实现企业发展目标的助推器。提高了,则是纲举目张,一通百通。全市烟草系统上下联动,从机关到基层,从干部到职工,齐心协力,出主意,想办法,齐抓共管,3G信息系统开发应用团队信心高,干劲足,为开发应用3G信息系统项目试点工作顺利开展奠定了思想基础。
开展3G信息技术培训,提高网络从业人员操作技能。焦作市局(公司)在制定实施3 G信息系统项目试点工作计划方案的同时,就制订了信息网络操作技术培训方案。首先从全市烟草系统内选送具有大专以上学历的15名业务精英到科技信息学院学习深造,为3 G信息系统启动运行准备了技术人才队伍;其次,对市局(公司)中央指挥中心和配送中心、县(市区)分公司指挥分中心的系统网络操作人员进行岗前集中学习培训,聘请科技信息院校、移动公司的专家授课,现场演示,手把手地传授3 G信息系统使用技术,使他们熟练掌握了电脑操作、网络基本概念使用、组建网络软件和硬件设备、无线通讯服务等基本知识、程序和功能,达到会、会操作使用、能指导;第三,通过对四员(客户经理、送货员、电话访销员、专卖管理员)现代信息技术培训,使他们能掌握使用所配备的3G信息系统终端器材设备;第四,通过对计算机系统、网络管理人员的培训,使他熟练掌握3G信息系统网络的组建、和管理方法,熟悉网络安全防护和常见故障处理等技巧,熟练操作每一道程序,并能准确诊断和及时排除可能出现的故障。通过分层次培训,明显提高了3 G信息系统技术使用和操作技能水平,为开发应用3 G信息系统奠定了技术基础。
采用3G技术,应符合本地卷烟物流配送实际,既要先进,更要实用、管用。焦作市局(公司)认为,开发应用3G信息系统的目的在于提升卷烟物流现代化管理水平、提高烟草商业企业经济效益和卷烟零售客户的经营效益及社会效益。而地方科技信息技术院所拥有先进的科技信息技术的局域性、方向性强,涉及各种行业和领域。该局(公司)在开发3G信息系统时,不是原封不动地照搬照套这些院所的科研信息技术,而是择其适合本市销区实际的先进信息技术去应用,达到借脑长技的效果。例如,在绘制访销配送电子地图过程中,送货员第一次按浙江创联信息技术股份有限公司技术人员绘制的电子地图送货,有的客户找不到,有的客户张冠李戴,很不适用。信息中心和有关部门组织人员对全市辖区零售客户、道重新实地调查,反复多次梳理修改零售客户基础信息,先后校正电子地图信息967条,道和零售客户信息28.3万多条,提报系统各类功能需求信息1060多条,使电子地图适用于全市卷烟访销配送工作,送货员按时送货准确率达100%。(刘彩望 金华 谢俊高)
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